テレワークの基礎知識と主な課題

テレワークにはメリットが多いものの、さまざまな課題も存在します。中でも、多くの人が感じているのが、コミュニケーションのとりづらさと、仕事とプライベートの切り替えがうまくいかないことです。

●テレワークとは？

テレワークとは、離れた場所という意味の「tele」と、働くという意味の「work」を合わせた言葉。ICT（情報通信技術）を活用した、場所にとらわれない働き方の総称で、リモートワーク（remote＝遠隔・遠いという意味）と呼ばれることもあります。

テレワークは、政府が推進してきた「働き方改革」を実現するためのワークスタイルの一つで、少子高齢化に伴う労働力不足の解消や、地方活性化への貢献、従業員のワーク・ライフ・バランスの実現、通勤時の駅・交通機関の混雑の緩和、車の渋滞の緩和など、さまざまなメリットが期待される働き方です。

これまでも、一部企業では検討・実施されてきたものの、2020年の新型コロナウイルスの感染拡大と、政府の緊急事態宣言によって、オフィスに多くの人が集まることや、通勤時の混雑を避けるために、都市部を中心にテレワークを導入する企業が一気に増加しました。

内閣府が2020年6月21日に公表した、『新型コロナウイルス感染症の影響下における生活意識・行動の変化に関する調査』によると、テレワークを経験した人の割合は全国で34.5%。人口が集中する１都３県（東京、埼玉、千葉、神奈川）では48.9％、東京23区だけを見ると55.5％と半数以上の人が経験しています。
なお、職種別でもテレワーク経験にばらつきがあり、「教育、学習支援業」は、全国で見ても50.7％と高い一方、「医療・福祉・保育関係」は、9.8％にすぎません。
※テレワークを経験した人とは、ほぼ100％テレワーク、テレワーク中心（50％以上）で定期的に出勤を併用、出勤中心（50％以上）で定期的にテレワークを併用、基本的に出勤だが不定期にテレワークを利用の合計

調査対象は異なりますが、『令和２年版 情報通信白書』（総務省）がまとめた企業のテレワーク導入率は、2019年９月末で20.2％でしたから、新型コロナウイルスの影響で一気に導入率がアップしたことが分かります。

とはいえ、事前の準備や制度面の整備が進んでいないのに、緊急事態宣言をきっかけに急遽実施した企業も多かったようで、これまで想定しなかった、デメリットや課題も浮き彫りになってきました。

●テレワークの主な課題

・仕事でのコミュニケーション不足が起きやすい

社内で上司や同僚、部下と机を並べていれば、お互いの状況がなんとなく伝わってくるものです。普段の会話などを通じて、仕事の進行具合や、各人それぞれが抱えている課題なども共有しやすく、必要に応じて協力し合ったり、ミスをカバーしたりもできました。
ところが、社員がそれぞれの自宅や好きな場所で仕事をするようになると、そうした気軽な相談や報告が難しくなり、お互いの状況を把握するために、オンラインでも雑談をする仕組みをつくるなどの工夫を始めた企業も出てきました。

前出の内閣府の調査でも、テレワークで不便な点の上位に、「社内での気軽な相談・報告が困難」、「画面を通じた情報のみによるコミュニケーション不足やストレス」が挙がっています。

さらに、メールやチャットなど文字だけのやり取りが中心となり、対面で話す機会が減ってくると、気持ちが伝わりづらい面もあり、意見の相違が、感情的な対立に発展するケースも見られるようです。
そうしたコミュニケーションに関わるトラブルが頻繁に起こると、スムーズな報告・連絡・相談の妨げになり、「一部の仕事が実はかなり遅れていた」、「取引先とのトラブルなどが部署全体で共有されていなかった」といった状況が常態化しかねません。
これによってプロジェクトが予定通りに進まない、タスクが適切に管理できないなど、業務に支障が出てくる可能性も高まります。

・帰属意識が希薄に

オフィスで多くの人が集まって働く形から、在宅勤務をはじめとしたテレワークに移行し、周囲に上司・同僚がいない環境で仕事をする時間が増えると、「自分はこの会社の一員」という会社への帰属意識も希薄になってしまうケースが出てくることも考えられます。

また、民間の調査会社が６月に公表した『新型コロナウイルス感染症の状況下における企業の在宅勤務状況とその健康状態、仕事への集中力などのパフォーマンスに関連する調査結果』では、活動自粛が始まった２月以前と比較し、「業務に対する集中力・モチベーション」が減った・やや減ったという回答が３割と、三人に一人は集中力・モチベーションの低下を感じているという結果が出ました。

同調査の年代別比較では20代が４割、30代が３割、40代が２割と、社会人経験が浅い若い年代ほど集中力・モチベーションの低下は著しいようです。
これは、スケジュール管理に慣れていないため、仕事が予定通りに進まない、上司からの評価が分かりにくく不安を感じる、同僚との気軽なコミュニケーションが減って仲間意識が薄れる、といったことが主な要因のようです。
在宅勤務を継続する場合、会社側が一人ひとりの社員に寄り添い、的確な環境で仕事が進んでいるかどうかを、上司や周囲がこれまで以上に把握することが求められています。

・仕事とプライベートの切り分けが難しい

在宅勤務であれば通勤時間は０分、仕事用のパソコンを開けばすぐに業務を始められます。こうした状況を、「通勤しなくて済むのはラク」と評価する声がある一方で、「仕事とプライベートの切り分けが難しくなった」と悩む人も少なくありません。
オフィスなら「○時までには仕事を片付けて帰ろう」など、時間の区切りを意識し集中して仕事を進めるのに、テレワークでは仕事の合間に別のことに意識が向き、しばらくしてまた仕事に戻るなど、ついだらだらと働いてしまうケースも多いようです。

また、自分は仕事が終わってプライベートの時間に入っていても、取引先や同じ職場のメンバーから、仕事の連絡・報告がメールやチャットで入ると、つい確認して返信してしまうなど、「いつまでも仕事時間が終わらない」状況に陥ることもしばしば。
あるいは、周囲に上司や同僚がいない分、成果を分かりやすくアピールしたくて働き過ぎる人もいるでしょう。

ほかにも、子育て中の家庭や、介護が必要な家族を持つ家庭の場合、子どもの世話や介護などで仕事に集中しにくいこともあります。
特に問題になっているのが、夫婦共にテレワークなのに、育児や介護の負担がどちらか一人に偏ってしまうケース。「オフィスに出勤していた方が、育児・介護から距離を置けるので仕事がしやすかった」という声も少なくありません。

テレワークの課題を解決する主な対策

テレワークの課題に対しては、サテライトオフィスの整備など会社による支援、さらには社会全体の仕組みづくりが必要ですが、個人で実行できる解決策もたくさんあります。

●コミュニケーションツールを積極的に活用する

上司や同僚に気軽に相談・報告しにくいといった課題には、意識してコミュニケーションの機会を増やすことが重要です。
お互いが顔の見える位置にいるオフィスとは違い、テレワークでは相手の状況がよく分からないため、「わざわざ報告するほどではないかも」、「忙しいのに返信させるのは申し訳ない」など、コミュニケーションを躊躇しがちな傾向にあります。
そこで、チャットでのスピーディーなやり取りを積極的に行う、くだけた内容の会話なら絵文字なども使用OKにする、文字中心なので冷たい印象を与えないよう、「○○しないように」の否定表現ではなく、「○○した方が良い」の肯定表現に置き換える、などを意識してコミュニケーションの機会を増やすようにしましょう。

また、定期的に開かれるウェブミーティングでも、単に進捗状況の報告や情報共有に終始するのではなく、お互いの顔を見ながら話す機会ととらえ、本題とは関係なくても、参加者一人ひとりが話す時間をつくるなど、双方向で話せるような運営の工夫をしてはどうでしょうか。
メールやチャットに書くほどではない質問を聞けたり、ちょっとしたアイデアを共有しやすくなったり、また孤独感の解消にもつながるでしょう。
場合によっては会議の前後、または別の時間帯に雑談タイムを設けて、自由に話せる機会をつくることも効果的でしょう。

業務からは離れますが、オンライン飲み会の開催や、グループチャットツールに会社公認の趣味のチャンネルをつくって情報交換する、なども良い息抜きになります。

●出社時と同様のタイムスケジュールで仕事を行う

だらだらと仕事を続けてしまう状態を改善したいなら、通勤していたときと同じタイムスケジュールで仕事をすると決めてみるのも、ペースを取り戻す方法の一つです。

以前と同じ時間に起き、通勤時間だった時間帯に散歩などの軽い運動をして、気分を仕事モードに切り替え、パソコンの前へ。
スーツまでは着なくても、カジュアルな仕事服くらいのイメージで服をコーディネートするなど、外見からめりはりを付けても良いでしょう。

「仕事モード」の自分と「私生活モード」の自分を、外見や行動レベルから変えてみることが、オンオフの切り替えを意識しやすくするポイントです。

さらに、同僚と同じタイミングで昼食の時間をとり、オンラインのランチ会を楽しむようにすれば、休憩時間をしっかり確保できる上、ストレス解消にもなって一石二鳥。
仕事中にどうしても集中力が切れてしまうときは、打ち合わせに出たつもりで、カフェでモバイルワークをするのも良いですね。ただし、情報管理には十分注意しましょう。

●自宅内に仕事専用の部屋やスペースを設ける

普段から生活で使っている物や趣味の道具が目に入るような空間では、仕事に集中しづらいという人も多いでしょう。この先も毎日、または週何日かはテレワークでの仕事が続くようであれば、仕事とプライベートの空間を分け、目の前の業務に集中できる環境の構築をおすすめします。

理想としては、仕事専用の部屋を用意したいところですが、無理ならリビングの一角についたてやパーティションを置き、空間を仕切ると良いでしょう。

仕事部屋や専用スペースがあれば、ウェブ会議の最中に、不意に家族やペットが映り込んだりすることもありません。
逆に、「会議中だから静かにしなくては」など、周囲に気を使わせることもないため、家族みんなの負担が減ります。

職住接近の価値が見直されている時代、部屋探しの条件が変わってくるかも

在宅勤務が今後も続くと考えられる中、これまでに見えてきた課題を解消し、どうすればうまく仕事を進められるかを考えることが必要になっています。

在宅勤務に適した環境整備もその一つ。これからは、個人の住宅選びにも、テレワーク対応かどうかという視点が加わってきそうです。

仕事用のスペースの確保がしやすいのはもちろん、生活空間としても豊かに過ごせるUR賃貸住宅は、テレワーク時代に向いた住宅の一つといえます。
礼金や仲介手数料といった初期費用が抑えられ、保証人が不要なことも、引っ越しを検討するきっかけになるのではないでしょうか。
通勤の機会が減れば、住まい探しのエリアも広がるはず。まずはUR賃貸住宅がどんなエリアにどんな物件があるのか、ホームページでチェックしてみましょう。

監修／宮田　志保