在宅勤務とテレワークの基礎知識

在宅勤務とテレワークは、似たような意味で使われがちですが、実は、在宅勤務はテレワークの一つの形。テレワークは、在宅勤務よりも少し広い意味があります。

●在宅勤務とテレワークとの違い

在宅勤務は、会社に出勤せずに自宅で働くことをいいます。
一方、テレワークとは、離れた場所という意味の「tele」と、働くという意味の「work」を合わせた言葉。ICT（情報通信技術）を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方の総称です。リモート（remote=遠隔・遠いという意味）ワークと呼ばれることもあります。

テレワークの場合、働く場所は必ずしも自宅でなくてもよく、出張先のホテルやカフェなどで仕事をすることも含まれます。つまり、在宅勤務はテレワークの一種といえるのです。

なお、テレワークは、仕事を行う場所によって大きく３種類に分けられます。

・在宅勤務：仕事を行う場所は、従業員の自宅

・モバイルワーク：仕事を行う場所は、出張先のホテル、カフェやファストフード店、取引先のオフィスなど自由。ただし仕事上の機密が、他者に分からないように配慮することが必要

・サードプレイスオフィス勤務（施設利用型勤務）：仕事を行う場所は、会社が用意したサテライトオフィスや、民間のシェアオフィス、コワーキングスペースなど、仕事環境の整った施設

テレワークは、ワーク・ライフ・バランスを実行する上での一つの働き方として、実は20年以上も前から、一部の企業や団体では取り入れられてきました。その後、平成30年に公布された「働き方改革」に関する法律により、柔軟な働き方が実行しやすい環境整備の一つの方法として、国を挙げて推奨されるようになりました。

それは、2020年に開催が予定されていた東京オリンピック・パラリンピックでの渋滞緩和の方法として、さらにこれは想定外でしたが、新型コロナウイルス感染症予防における施策として広がりました。2020年より大手から中小企業に至るまで、多くの企業が導入しましたが、まずは、サテライトオフィス設置ではなく、在宅勤務からスタートさせた企業が多いようです。

●在宅勤務を行うために必要な準備

では、実際に在宅勤務を行うにあたって、どんな準備を整えれば良いのでしょうか。

まずは、仕事上の機密が他者に分からないように、配慮できるスペースを確保しましょう。一人暮らしなら、机といすがあればなんとかなるかもしれませんが、家族がいると会議の声が聞こえてしまったり、仕事の内容を家族に見られてしまったりすることがあります。
もちろん、仕事専用の部屋を用意できるのが理想的ですが、難しい場合は、リビングの一角をついたてやパーティションを置き、生活空間と仕事スペースを仕切るなどの工夫をしましょう。

次に、自宅のインターネット環境を整備しましょう。これは、所属する企業ごとに定められた「テレワーク勤務規程」などにも記載がありますので、在宅勤務を行う前に必ず自宅のネット環境について、会社に相談してください。場合によっては、在宅勤務手当だけでなく、環境の整備についても経費が出る場合もあります。

ウェブ会議など音声や画像を使った通信は、十分な通信速度と、大量のデータをやり取りできる大容量環境を確保する必要があります。自宅のネット回線が、円滑に仕事を進められる環境であるかどうか確認し、物理的に足りない部分を改善しましょう。

またセキュリティーについては、会社から支給されたパソコンを必ず使用してください。もしくは、会社から許可を得た仕事専用のパソコンを使用するようにしましょう。
仕事用のパソコンについては、家族といえども触らせないなどを徹底すること。自社で定められた「テレワーク勤務規程」、「情報セキュリティー管理規程」を順守し、情報漏えいなどが起こらないよう、細心の注意を払うことが必要です。

テレワークで在宅勤務を行うメリット・デメリット

テレワークで在宅勤務を行うことには、どんなメリットがあるのでしょうか？　また、懸念されるデメリットについても考えてみましょう。

●メリット

・通勤時間がなくなり体力の温存が可能、家族と向き合う時間も増える

それまで通勤のために消費していた、時間と体力が節約できるのは、大きなメリットです。満員電車などで消耗していた体力を温存し、その分を仕事に生かすことができます。
また、これまで家事や育児、介護を、パートナーに任せてきた人は、家族の中での役割分担が増え、みんなで支え合っていくことの大切さに気が付くことができたでしょう。
反対に、これまで一人で仕事以外の家事を担ってきた人は、パートナーにその大変さを分かってもらえる機会になったかと思います。

・業務に集中でき効率化しやすい

同僚や上司から急に話しかけられたり、電話や来客対応などで、業務が中断されたりすると、再び集中するのに時間がかかる人も多いでしょう。しかし、在宅勤務なら目の前の仕事に集中して、自分のペースで仕事を進められます。
また、情報の共有は、これまで以上にメールやチャットなどオンラインで行われるため、会議や打ち合わせに時間をとられることも減り、書類を印刷してはんこを押すなどの手間も省けます。

・自律的に仕事を進める能力が強化される

在宅勤務は、上司やチームリーダーなどが周りにいない分、タスクやスケジュールの自己管理が求められます。最初は戸惑うかもしれませんが、試行錯誤を続けるうちに、徐々にタイムマネジメントを意識できるようになるでしょう。
時間管理が苦手な人は、弱点克服の機会ととらえてみましょう。

・仕事に対するモチベーションをコントロールしやすい

お昼休みに人目をはばからず午睡ができたり、洋服を着替えたり、シャワーを浴びたりなど、モチベーションを自由に管理することができます。また、仕事中のちょっとした休憩時間にストレッチなど体を動かすことも可能です。
自分のペースで気分の切り替えができることは、仕事の生産性向上にもつながるでしょう。

●デメリット

・仕事でのコミュニケーション不足が起きやすい

上司や同僚と会社で顔を合わせることが少なくなると、どうしてもコミュニケーションが不足しがちになります。ちょっと相談をしたいと思っても、相手の状況が分からなくて、声を掛けづらいので自己判断で進めてしまうというケースもあるようです。
さらに、メールやチャットなど文字だけのやりとりは、気持ちが伝わりづらく、意見の相違が必要以上に大きな問題としてとらえられたり、感情的な対立が生まれたりすることもあります。

・プライベートとの切り分けが難しい

在宅勤務は自分のペースで働ける半面、仕事のオンオフが切り替えづらく、結果的にだらだらと長時間労働をしてしまう恐れがあります。
逆に、自分が仕事を切り上げたくても、誰かから連絡が入るかもしれないと不安になり、なかなかPCの電源を落とせないということもあるでしょう。
また、ウェブ会議などで家の様子や家族の状況が伝わってしまうなど、プライバシーを確保できないことに悩んでいる人もいます。

・運動不足になりやすい

在宅勤務は、通勤せずに仕事ができ、またコロナ禍によって、営業や打ち合わせで外出する機会が激減した時期もありました。そうなると心配になるのが、運動不足。
一日中机の前に座りっぱなしで肩や腰が痛くなったり、下半身を中心とした筋力が低下してしまったりすることの弊害が注目されています。

テレワークを考慮した住居選びはこれからのトレンドに!?

新型コロナウイルスの感染拡大を受けて、急きょテレワークを実施した企業も多く、事前準備が不足し、社内規程や制度が充分に整備されていない状態のままスタートした企業もあったようです。しかし、テレワークの普及によってもたらされる効果も認知され、今後の働き方の一つとして定着してくるでしょう。

コロナ禍を受けてテレワークを導入した企業など、管理する側も働く従業員側もメリットだけではなく、多くの課題も見えてきました。ただし、この経験を生かし試行錯誤をするうちに、各社、その企業風土に合った「新しい働き方」を見いだしてきています。

個人の住宅選びも同様です。新しい住まい選びのポイントとして、テレワークに適した環境かどうかも、条件の一つに入れてみてはいかがでしょうか。

住居を探している人はもちろん、今後引っ越しを考えている人も、在宅勤務でも働きやすいUR賃貸住宅を選択肢の一つとして検討してみませんか。

監修／宮田　志保