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リモートワーク・テレワークに最適な環境とは

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ノートパソコンさえあれば、どこでも仕事ができてしまう、と考える人もまだ多いリモートワーク・テレワーク。しかし、セキュリティーの確保や仕事の効率アップのためには、適した作業環境で行うことが必要です。自分に合ったリモートワーク・テレワーク環境は、どのようにして選べば良いかを説明します。

リモートワークが注目される理由

新型コロナウイルスの感染拡大をきっかけに、導入する企業が増えたリモートワーク・テレワーク。なぜ、そうした働き方が感染予防につながるのでしょうか。

●通勤や取引先への訪問による、新型コロナウイルス感染を防止

新型コロナウイルスは、主に飛沫感染や接触感染によって広がっていくと考えられ、それを防ぐには、なるべく不特定多数の人との接触機会を減らす、適切な距離をとってコミュニケーションする、などが必要になります。
政府や地方自治体も、外出の自粛要請を行い、通勤時やオフィス内で密になるのを避けるために、リモートワークを推奨しています。

万一、オフィスで陽性と診断された人が出たら、近くで長時間一緒に働いていた人も、濃厚接触者として検査が必要になるでしょう。
例えその結果が陰性でも、14日間は不要不急の外出を避けることを行政から求められるなど、場合によっては部署全体の仕事が、長期間ストップしてしまいかねません。

そのため、デスクまわりや公共スペースの徹底消毒や、人との距離を保つことが求められますが、消毒液の準備や毎日の体温測定、パーテーションの購入・設置費用といったコスト増もばかにはなりません。
また、年を重ねるほど重症化するリスクが高まるといわれているため、年配の社員の健康への配慮も考えると、リモートワークを導入して、業務を継続することは妥当と言えるでしょう。

さらに、営業や打ち合わせなどで感染を広げてしまうリスクから、他社への訪問が難しいことも多く、毎日出社してオフィスから取引先に出かけなくても、自宅からリモートでの営業も可能になっています。

●通勤や仕事中の外出による移動時間の削減で効率化

人によっては、リモートワーク・テレワークの方が、効率的に仕事ができるようになったという声もあります。
例えば、オフィスと自宅が離れていて、長時間かけて通勤していた人は、その分の時間を自分の時間として使うことができるわけです。それが睡眠不足解消やプライベートの充実につながり、結果的に仕事へのモチベーションが上がる人も多いのでしょう。
また、キャリアアップのための学習時間に充て、それが仕事に生かせた人もいるかもしれません。

営業や打ち合わせをオンラインで行うことにより、移動時間を削減できるのも大きなメリットです。その分、提案内容の充実や、企画書の分かりやすさに注力でき、営業成績が上がったり生産性がアップしたりするケースも考えられます。

リモートワークを行う場所とメリット(自宅・カフェ・図書館・コワーキングスペース)

リモートワークやテレワークは、場所にとらわれない自由な働き方を指しますが、実際には、どんな場所で行われるのでしょうか。場所ごとのメリットとデメリットを紹介します。

●会社員とフリーランサーで異なる選択肢

会社員の場合は、会社の「テレワーク勤務規定」などで、自宅以外での業務が禁じられている場合もあるため、テレワークの場所は自宅が中心。規定により許可されているなら、コワーキングスペース・個室型ワークスペースも選択肢となります。
一方、フリーランサーの場合は、自分の事務所、自宅内の仕事スペースのほか、業務委託契約の条件によっては、図書館なども選択肢になるでしょう。

●自宅の書斎やリビング

自宅なら、家族以外の他人との接触を避けての業務が可能になります(もちろん、仕事上の機密が家族に分からないよう、仕事用のスペースを確保することが前提です)。コワーキングスペースやカフェなどのように、使用料や飲食費といった出費がかからず、混み具合や滞在時間を気にする必要もありません。
また、周囲の人からパソコン画面をのぞき見られたり、電話の内容を聞かれたりする可能性も低いので、安心して仕事に集中できるでしょう。

ただし、自宅は生活の場でもあるため、オン・オフの切り替えが難しくなるという傾向はあるようです。仕事用のスペースに趣味の品などを置いていたり、部屋から出ると子どものおもちゃが転がっていたりする空間では、つい気が散ってしまうという人もいるでしょう。
また、Wi-FiやLANといった通信環境の整備、コピー機・プリンターなどの購入により出費がかさむケースもあります。

●カフェ・喫茶店

日常の業務や、出張で外出したときのランチ・休憩などで利用した後、少し仕事するようなことも珍しくないカフェやファミレス。自宅とは違う環境なので仕事モードに切り替えやすく、周りに人がいることへの適度な緊張感で集中でき、フリーWi-Fiを整備しているところもあるため、仕事がはかどるという人もいるでしょう。

一方で、不特定多数の人との接触が発生することから、自宅に比べて新型コロナウイルスへの感染リスクは、やや高めと言えます。
また、誰に見られるか分からないため、ノートパソコンにのぞき見防止用のフィルムを付け、フリーWi-Fiに接続した状態で、機密情報にアクセスしないといった対策は必要。スペースが限られたテーブルでは、資料を広げることが難しく、プリントアウトが頻繁に必要になったりする作業にも向いていません。

●図書館

しんとした静かな環境の方が落ち着くという人にとっては、図書館はぴったりの環境です。前述の通り、会社員よりはフリーランサーの利用が中心となるでしょう。
基本的に無料で使えますし、読書目的以外でも受け入れてくれる図書館も増えています。新聞や雑誌、書籍など、仕事に役立つ各種資料が、すぐ手に届く場所にあるのも大きなメリット。
また、机やいすは、基本的に読書や勉強に適した高さにしてあるため、カフェなどよりも仕事をしやすいと感じる人は多いでしょう。ただし席の利用については、時間制限を設けている場合が多く、予約が必要な場合が多くなっています。

とはいえ、不特定多数の人が利用する場所のため、感染リスクはやや高め。使用前後は、机などの手で触れる部分をアルコールティッシュで拭くなど、何らかの対策は行った方が良さそうです。
また、図書館によっては、パソコンを持ち込んでの作業を許可していないこともあり、仮にOKだったとしても、電話やWeb会議、商談などは不可能です。
さらに、立地や建物によっては電波が入りにくい可能性もあり、持ち込んだ通信機器のインターネット接続が不安定になって、仕事に支障が出るかもしれません。

●コワーキングスペース・個室型ワークスペース

近年増え続けているコワーキングスペースやシェアオフィスは、Wi-Fi環境や印刷機器などの、仕事に必要な設備がそろっているのが最大のメリット。電話やWeb会議ができる個室や、専用ブースを備えているところもありますが、会社員が使う場合は、勤務先の企業の許可が必要になります。
利用は月決め契約が基本ですが、中には、月決め契約なしでも、数時間から1日単位で借りられる料金体系もあります。
また、ここ最近、リモートワーク・テレワーク用プランを設定するレンタルスペースや貸し会議室、ホテルなども目立つようになりました。
加えて、鉄道会社やWeb会議サービスの企業などが運営する、個室タイプのワークスペースなどの設置も進み、東京都や神奈川県の駅構内、オフィスビルなどで運用が始まっています。こちらも今後さらに拡充される予定です。

テレワークに対応したコワーキングスペースは、飲食を目的としたカフェと違い、店内の混み具合を気にして作業を切り上げなくても良く、周りは仕事目的で利用している人ばかりのため、しっかり集中したい日は、こうした場所を利用するのも手です。

しかし、不特定多数の人と接触することによる、新型コロナウイルスへの感染リスクは高めと言わざるを得ません。
また、同じ施設を同業他社の社員が利用している可能性もあり、機密保持には、細心の注意を払う必要があります。
さらに、1回の使用料金は少額でも、利用頻度が高くなると、それなりに費用がかさんでしまいます。

自分に合ったリモートワーク・テレワークスペースの選び方

リモートワーク・テレワークで効率的に働くためには、いくつかの選択肢の中から、自分に合った場所を選ぶことが大切です。

●仕事内容で判断

まず考えたいのが、主にどんな業務にかかわっているのか。それによって、適している場所は変わってきます。
例えば営業や商談、ほかの社員との打ち合わせなどが多いなら、電話やWeb会議ができる環境が必要になります。他人の声や生活音、騒音などが入りにくいだけでなく、会話の内容が、周囲に聞かれない環境であることは必須です。
また、Wi-Fiが安定して使用できる場所であることも大切です。

●集中しやすい環境

仕事の効率を考えると、自分がもっとも集中しやすい環境を選ぶ必要があります。
例えば、ある程度人がいる空間の方が、緊張感が保てるのか、静かな環境でないと気が散ってしまうのかは、人によって違うでしょう。
また、オン・オフの切り替えが得意かどうかにもよります。普段生活している環境でも、時間がくれば仕事モードに切り替えられる人もいれば、場所を変えることでスイッチが入る人もいます。

●Wi-Fiなどの通信環境や印刷機などの環境

業務内容によっても、適している設備や環境は異なります。
例えば、メールやチャットの送受信がリアルタイムで必要なら、常時インターネット接続ができないところでは、仕事になりません。
また、資料などをスキャンしたり、決められた書式でプリントアウトしたりする必要があるなら、それらの機器を使いやすい環境であることが必要条件となります。

これらの条件が、すべてかなえられる場所を仕事場とするのが望ましいとはいえ、現状はそこまで整っていなくても、徐々に整備していけば良いという考え方もあります。
例えば、「機密情報を扱うので自宅での仕事はしたいけれども、リビングでは気が散ってしまうので、個室を一つ空けて、仕事専用のスペースに充てる」というようなことです。
インターネット回線を増強したり、プリンターを購入するなど一時的に費用はかかるとしても、カフェの飲食代や、コワーキングスペースの利用料などと比較すれば、かえってお得になるというケースもあるでしょう。

リモートワークを行うならUR賃貸がおすすめな理由

自宅でリモートワーク・テレワークを行いたいという人におすすめなのが、全国各地にあり、多彩な間取りがそろうUR賃貸住宅。リモートワーク・テレワークに適した物件が数多くあります。

●単身者からファミリーまで、多彩な住戸プランがそろう

URの物件は、都心から郊外まで全国に約72万戸。間取りのバリエーションも豊富で、ライフスタイルに合った物件を見つけやすいのが特長です。
部屋数が多い間取りを選べば、家族がいても、在宅ワークしやすいスペースを確保することが可能。収納スペースが豊富な物件も多いので、プリンターなどの機器を設置したり、資料などが増えたりしても、すっきり暮らすことができます。

●マルチハビテーション制度やハウスシェアリング制度があり、テレワーク環境を整えやすい

小さい子どもがいる場合や、テレビや趣味の物が目に入る自宅では、どうしても仕事モードを保つのが難しいという人は、生活の本拠以外の部屋としてURを利用できる、マルチハビテーション制度を利用するのも良いかもしれません。

また、部屋をシェアするためのハウスシェアリング制度を利用し、仲の良い同僚や近隣に住む友人と、共同で在宅ワークしやすい住宅を確保するのもおすすめです。
コピー機など仕事に必要な機器を共同で購入したり、部屋で使うインターネット回線の費用を折半したりできるので、経済的な負担も減らせるのではないでしょうか。
設備も整い、他人の目も気にしなくて良いスペースなら、効率もアップするに違いありません。

>>URのマルチハビテーション制度やハウスシェアリング制度について詳しく

>>UR賃貸住宅のお部屋を探す

今、リモートワーク環境を整備しておいた方が良い理由

新型コロナウイルスについては、今後どのような状況になるかは分かりません。
また、リモートワークのメリット、デメリットを会社側、従業員側の双方が感じており、会社単位での働き方改革も進んできました。完全にリモートワークにはならなくても、週に何日か出社し、残りの日は在宅勤務というケースも合わせると、今後はより多くの人が、オフィス以外の場所で仕事環境を整える必要がありそうです。

リモートワークの場所として、多くの人が在宅勤務を選ぶことを考えると、「リモートワークがしやすい住宅かどうか」ということは、今後の住まい選びの重要なポイントになってくるでしょう。
改めてそういう視点で見てみると、URには、リモートワーク・テレワークに適した物件が数多くあります。内覧も行っているので、ぜひ一度、近くのURに足を運んでみてはいかがでしょうか。

監修/宮田 志保

記事のまとめ

テレワークが今後も続くことを前提に自宅の環境を整備

  • ・新型コロナウイルスを契機に広がったテレワーク。業務の効率化や生活の充実といったメリットもあり、定着の傾向に
  • ・テレワークの場所は自宅、カフェや図書館、コワーキングスペースなどさまざま。仕事の内容、自分が仕事をしやすい環境などに合わせて選択を
  • ・UR賃貸住宅は、テレワークしやすいスペースが確保しやすい間取り、緑豊かな環境などが魅力的な物件も多く、在宅でのテレワーク向き
  • ・UR賃貸住宅は、在宅ワークしやすいセカンドハウスとして、あるいは同僚・友人とテレワークしやすい住宅のシェアリングも可能

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